De bedrijfsagenda in Yuki is een handige tool om bedrijfsmatige activiteiten te delen met collega’s. Het is toegankelijk voor alle gebruikers en is niet bedoeld als persoonlijke agenda. Je kunt de agenda gebruiken om afspraken te delen voor vergaderingen, evenementen, projectdeadlines en andere administratieve zaken.

Om toegang te krijgen tot de agenda, moet een gebruiker met de rol ‘Directie’ de bundel Small, Medium, Large of Unlimited via de Yuki Store in het domein hebben gekozen. Alleen een gebruiker met de rol ‘Directie’ kan de minimale versie van Yuki (Minimal) upgraden naar een hogere bundel.

De Agenda functionaliteit bevat ook de features Yuki Uren en Yuki Workflow. Yuki Urenregistratie is beschikbaar als extra feature voor gebruikers met de rol ‘Directie’. Het stelt medewerkers in staat om facturabele uren op klanten of projecten te registreren en deze te gebruiken om facturen voor klanten aan te maken na beoordeling en fiattering.

Yuki Workflow is alleen beschikbaar in de bundel Medium, Large of Unlimited. Het bestaat uit taken, workflowregels en een uitbreiding op de Smartphone app voor het goedkeuren van taken. Dit feature kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor het goedkeuren van facturen, het organiseren van bestellingen of het opvolgen van eenvoudige werkopdrachten.

Om toegang te krijgen tot de Agenda, klik je op het icoon in de navigatiebalk en wordt het startscherm van de Agenda geopend.

De Agenda biedt verschillende handige functies, te bereiken via het vervolgmenu op het startscherm. Zo kun je bijvoorbeeld je persoonlijke agenda bekijken, een afspraak plannen met de Planner of gewerkte uren registreren met Yuki Uren. 

Ook kun je een overzicht bekijken van je taken en werkzaamheden, en nieuwe afspraken, taken en werkopdrachten aanmaken. In de instellingen kun je onder andere taak- en werksoorten bekijken en notificaties instellen. 

Met deze uitgebreide tool heb je alles wat je nodig hebt om bedrijfsmatige activiteiten te delen en efficiënt te plannen en uit te voeren.

Yuki biedt een handige Archief functionaliteit waarin alle documenten overzichtelijk worden opgeslagen. Het bovenste plankje is gereserveerd voor documenten die relevant zijn voor je boekhouding en waar de backoffice naar kijkt om te zien welke nog verwerkt moeten worden. De rijen daaronder kunnen door jouzelf worden gebruikt om bijvoorbeeld verzekeringspolissen, akten, correspondentie en andere documenten te archiveren. Op deze manier beschik je over een compleet digitaal archief binnen Yuki.

De Archief functionaliteit is beschikbaar wanneer je met de rol ‘Directie’ de minimale versie van Yuki (Minimal) of de bundel Small, Medium, Large of Unlimited hebt gekozen via de Yuki Store in het domein.

Voor veelgestelde vragen over deze functionaliteit kun je terecht bij de FAQ Archief. Om het Archief te openen, klik je simpelweg op het icoon in de navigatiebalk en het startscherm van het Archief wordt geopend.

Het startscherm van het Archief toont een vervolgmenu met de belangrijkste functies. Zo kun je in de Archiefkast de twee planken met standaard ordners zien: op de bovenste plank staan alle financiële en niet-financiële documenten die belangrijk zijn voor je administratie en op de rijen daaronder kun je zelf documenten archiveren die niet in je financiële administratie terechtkomen, zoals verzekeringspolissen, akten en correspondentie. 

Ook vind je er een overzicht van recent door jou gelezen documenten, nieuwsberichten, verwijderde documenten en digitale post, waaronder spam. 

Verder kun je met de Acties functionaliteit OCR-herkenningsregels instellen, workflow regels maken voor taken en een handig scan formulier downloaden om bonnetjes of kasstaten te scannen. 

Let op: de Archief functionaliteit is beschikbaar voor gebruikers met de rol ‘Directie’ die de minimale versie van Yuki (Minimal) of de bundel Small, Medium, Large of Unlimited hebben gekozen via de Yuki Store in het domein.

Het startscherm van Bank geeft een overzicht van alle zakelijke bankrekeningen, creditcards en online betalingsproviders van alle administraties binnen een domein. Je kunt per administratie filteren en onderaan het scherm zie je een overzicht van ‘interne overboekingen onderweg’. Dit zijn transacties tussen twee zakelijke rekeningen waarbij de bijschrijving op de ene rekening nog niet is gekoppeld aan de afschrijving van de andere rekening en vice versa.

Om gebruik te maken van de Bank functionaliteit moet een gebruiker met de rol ‘Directie’ de bundel Small, Medium, Large of Unlimited hebben gekozen via de Yuki Store in het domein. De features Yuki Betaalservice en Yuki Incasso zijn geïntegreerd in de Bank functionaliteit en zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met de juiste rol en bundel.

Met Yuki Betaalservice kun je handmatig je facturen betalen of SEPA betaalbestanden aanmaken om in één keer meerdere betalingen aan de bank aan te bieden. Yuki Incasso maakt het eenvoudig om verkoopfacturen te incasseren door middel van één SEPA incassobestand dat bij de bank kan worden ingeleverd. De facturen in het incassobestand worden automatisch geïnd door de bank.

Voor veelgestelde vragen over de Bank functionaliteit kun je terecht bij de FAQ Bank. Klik op het icoon Bank in de navigatiebalk om het startscherm van Bank te openen.

Het Bank startscherm bevat een vervolgmenu met de belangrijkste functies van Bank:

• Overzicht: geeft een overzicht van alle zakelijke bankrekeningen, creditcards en online betalingsproviders van alle administraties in een domein.
• Kas: toont indien aanwezig, de kas(sen) van alle administraties in een domein.
• Betaallijst: maakt het mogelijk om betaalbestanden aan te maken om zo in één keer meerdere betalingen aan de bank aan te bieden.
• Incasseren: maakt het mogelijk om incassobestanden aan te maken om zo in één keer meerdere incasso’s aan de bank aan te bieden.
• Verloop per maand: maakt het mogelijk om het maandelijkse verloop van het banksaldo van elke zakelijke rekening in een bepaald jaar te bekijken.
• Exporteer afschriften: maakt het mogelijk om alle transacties van kasstaten, bankafschriften, creditcards en elektronische afschriften in één keer te exporteren.
• Afschriften zoeken: maakt het mogelijk om dwars door alle bankrekeningen te zoeken naar transacties die aan één of meerdere zoekcriteria voldoen.
• Bank verwerkingsregels: maakt het mogelijk om bank verwerkingsregels aan te maken om efficiënter regelmatig terugkerende bank- en kastransacties te kunnen verwerken.

Daarnaast kun je in het startscherm van Bank ook gebruikmaken van de functie Volledigheidscontrole, die controleert of van alle zakelijke rekeningen, creditcards en online betalingsproviders het beginsaldo bekend is, er mogelijk banktransacties ontbreken en wanneer de bankrekening voor het laatst is bijgewerkt. Let op: de Bank functionaliteit is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol ‘Directie’ de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.

Je administratie bestaat voor het grootste deel uit banktransacties, naast inkoop- en verkoopfacturen. Het is belangrijk dat Yuki op de hoogte is van al je zakelijke bankrekeningen, creditcardrekeningen en eventuele online betalingsproviders. Het kan voorkomen dat zakelijke en privétransacties door elkaar lopen. Het is raadzaam om zoveel mogelijk alleen de zakelijke transacties aan Yuki aan te bieden. Een tip hiervoor is om een aparte bankrekening te openen voor je zakelijke uitgaven en zoveel mogelijk vanuit deze rekening te betalen. Maak ook gebruik van een zakelijke bankpas en let bij het pinnen op of het om een zakelijke of privétransactie gaat.

Als er meerdere partners betrokken zijn die privé-uitgaven of privé-onttrekkingen van de zakelijke bankrekening doen, vermeld dan duidelijk in de omschrijving voor wie dit was.

Er zijn drie methoden om banktransacties aan te leveren. De eerste is door Yuki te machtigen om automatisch bij je bank op te halen via een boekhoudkoppeling. Dit is momenteel alleen mogelijk voor ING, Rabobank, ABN AMRO en Knab rekeningen. De tweede methode is om de transacties te downloaden via het internetbankieren van je bank en deze vervolgens te uploaden naar Yuki. Vrijwel alle banken bieden deze mogelijkheid. De derde en laatste optie is om de papieren bankafschriften te scannen, maar deze methode is alleen in hoge uitzondering nodig.

Voor een uitgebreide beschrijving van het downloaden van bankbestanden vanuit je eigen bankomgeving en het uploaden van deze bestanden in Yuki, zie de betreffende artikelen. Let op dat Yuki verschillende exportformaten van banken ondersteunt. Controleer dus voordat je de banktransacties exporteert tot en met welke datum dit is gedaan en welk formaat het beste past bij jouw bank.

Wanneer Yuki niet vanaf de startdatum van je onderneming de administratie voert, en je dus al eerdere boekjaren op een andere manier hebt geadministreerd, moet de beginstand worden ingevoerd in Yuki om een juist beeld van je bedrijf te krijgen. Hiervoor kun je informatie uit het boekhoudsysteem halen waarin je zelf de administratie van het laatste jaar hebt gevoerd of deze opvragen bij je accountant of administratiekantoor. Over het algemeen heeft Yuki de volgende informatie nodig: een gedetailleerde openingsbalans en eventueel andere details van de beginbalans, een lijst met openstaande debiteuren (saldilijst) en een lijst met openstaande crediteuren (saldilijst).

De accountant voert de beginbalans en de openstaande debiteuren en crediteuren in. De beginbalans kan ook een voorlopige beginbalans zijn, dus je hoeft niet te wachten totdat de accountant de definitieve jaarrekening heeft opgemaakt.

De lijst met openstaande debiteuren en crediteuren kun je op verschillende manieren aanleveren, namelijk door alle facturen in te scannen die bij het begin van het boekjaar nog niet betaald waren, door een lijst aan te leveren waarin per klant/leverancier het openstaande saldo staat of door een lijst aan te leveren waarin per klant of leverancier de openstaande facturen vermeld zijn. Om de beginbalans en de lijst met openstaande debiteuren en crediteuren aan te leveren, kun je deze documenten scannen, uploaden, synchroniseren of mailen.

Als je nog niet over bovenstaande informatie beschikt, kun je wel doorgaan met de gegevens van het huidige boekjaar. Houd er echter rekening mee dat totdat deze beginstand niet compleet en correct is ingevoerd, de informatie over de bezittingen en schulden van je onderneming niet betrouwbaar is. Ook de lijsten met debiteuren en crediteuren zijn dan niet compleet en kunnen daardoor foutieve informatie geven.

In dit artikel leer je hoe je op een efficiënte manier documenten kunt aanleveren voor je administratie in Yuki, zodat je administratie(s) zo actueel mogelijk blijven. Zakelijke PDF-facturen kun je direct doorsturen naar het Yuki e-mailadres van een administratie. Zakelijke bonnetjes kun je direct of elke avond scannen met de Yuki Assistant app. Correspondentie van de Belastingdienst en zakelijke papieren facturen kun je het beste direct bij ontvangst scannen en de scans vervolgens direct doorsturen naar het Yuki e-mailadres van een administratie. Als een bankrekening niet kan worden gekoppeld met Yuki, lever dan gedownloade elektronische bankbestanden regelmatig (minimaal elk kwartaal) aan.

Het is niet altijd makkelijk om te bepalen of uitgaven zakelijk of privé zijn. Yuki hanteert daarom de regel dat alle bonnetjes en facturen die je aanlevert, zakelijk zijn. Yuki zal ze dan ook als zodanig boeken. Mocht je accountant of fiscaal adviseur achteraf van mening zijn dat de kosten niet zakelijk zijn, dan kan hij of zij ze eenvoudig weer als privé aanmerken.

Om documenten efficiënt aan te leveren is het belangrijk om eerst de facturen te scannen en aan te leveren voordat je de banktransacties aanlevert. Als er meer dan één administratie in je domein wordt gevoerd, moet je de documenten per administratie aanleveren. Sorteer de documenten per administratie en per type document, bijvoorbeeld alle verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes en als laatste de bankbestanden en creditcardafschriften.

Bereid het scannen voor door nietjes, paperclips etc. te verwijderen. Zorg dat alle velletjes los van elkaar zijn, tel het aantal vellen papier dat je op de scanner legt, en scan in batches van maximaal 25 vellen. Zorg dat documenten die uit meer dan één vel bestaan ook na elkaar gescand worden. Controleer na het scannen of het aantal documenten overeenkomt met het aantal dat je hebt geteld en scan ontbrekende pagina’s opnieuw. Je mag de documenten in JPG- en PDF-formaat aanleveren, maar bij PDF moet je erop letten dat je slechts één factuur per PDF aanlevert. Yuki kan achteraf geen PDF-bestanden samenvoegen of opsplitsen.

Werk je af en toe met bonnetjes, scan deze dan gewoon per bon. Werk je veelvuldig met bonnetjes, verzamel deze dan en maak één maal per week of maand een lijstje van gelijksoortige bonnetjes met daarop de datum, bedrag en omschrijving. Plak het scanformulier van Scan formulieren in Postbus op het bonnetje en scan het mee met de andere documenten.

Via de betaallijst van Yuki kun je gemakkelijk en veilig je facturen betalen of SEPA betaalbestanden aanmaken om zo meerdere betalingen tegelijk aan te bieden aan de bank. Deze handige functie is beschikbaar voor gebruikers met de rol ‘Directie’ en een bundel Small, Medium, Large of Unlimited via de Yuki Store.

Als eigenaar van een domein (rol ‘Directie’) of een gebruiker met de rollen ‘Directie’ én ‘Security manager’, kun je een betaallijst beveiliging instellen. Als er geen beveiliging is ingesteld, kunnen alleen gebruikers met de rol ‘Financiële administratie’, ‘Externe accountant’ of ‘Directie’ handmatig facturen betalen en SEPA betaalbestanden aanmaken, wijzigen, verwijderen, bankrekeningen valideren en het SEPA betaalbestand definitief maken en naar de bank versturen.

Er zijn vele voordelen van betalen via de betaallijst, waaronder het voorkomen van dubbele betalingen en fouten in bedragen of referenties. De betaallijst biedt ook extra controle op het saldo en nog niet betaalde posten. Op de lijst staan onder andere inkoopfacturen, declaraties, salarisstroken, aanslagen van de belastingdienst, te betalen btw en credit verkoopfacturen.

Helaas is het niet mogelijk om deelbetalingen vanuit de betaallijst te verwerken, maar als er buiten Yuki een deelbetaling plaatsvindt, kan deze gematcht worden met een factuur in de betaallijst en zal het te betalen factuurbedrag worden verlaagd. Om gebruik te maken van de betaallijst, beweeg je met je muis over het icoon Bank in de navigatiebalk en klik je op Betaallijst. Het startscherm van Yuki Betaalservice wordt vervolgens geopend. Voor meer informatie kun je terecht bij de FAQ BANK.

Je kunt de betaallijst filteren op verschillende categorieën via het dropdownmenu linksboven in je scherm. Zo kun je bijvoorbeeld alle posten bekijken die handmatig of via een SEPA betaalbestand betaald kunnen worden onder ‘Betaalbaar gesteld’, of posten die eerst moeten worden goedgekeurd voordat ze betaald kunnen worden onder ‘In behandeling’. ‘Onderweg’ toont alle posten die al betaald zijn maar nog gematcht moeten worden met de betaling, terwijl ‘Historie’ een overzicht geeft van aangemaakte concept en definitieve SEPA betaalbestanden.

In de betaallijst worden verschillende kolommen getoond. Zo kun je zien wanneer een betaling uiterlijk voldaan moet zijn, de naam en bankrekening van de begunstigde, het nog te betalen bedrag en eventuele betalingskorting. De betaalstatus wordt aangegeven met geel voor nog niet betaald en blauw voor deels betaald. Het type document wordt aangeduid met een symbool, terwijl het onderwerp, de factuurdatum en het factuurnummer worden vermeld. Ook kun je extra kolommen toevoegen via de knop ‘Pas de getoonde kolommen aan’.

Let op: Yuki geeft geen melding wanneer de vervaldatum van een inkoopfactuur is verstreken. Een uitroepteken achter een te betalen factuur betekent dat er bij de leverancier nog betalingen of creditnota’s open staan die nog niet gematcht zijn. In dat geval kunnen deze nog verrekend worden met de factuur.

Wanneer je een uitroepteken ziet achter een te betalen factuur, betekent dit dat er bij de leverancier nog openstaande betalingen of creditnota’s zijn die nog niet zijn gematcht. Om te voorkomen dat er problemen ontstaan, is het raadzaam om op het uitroepteken te dubbelklikken en deze openstaande posten te bekijken. Als het mogelijk is, kun je deze posten matchen voordat je verder gaat met een betaling aan deze leverancier.

Bij het openen van het Boekhoudingsscherm verschijnt de bedrijfsmonitor die je op de hoogte houdt van je resultaten, omzet, bedrijfslasten, banksaldi en kasbalans. Naast deze functie biedt Boekhouding ook meer traditionele boekhoudkundige tools, zoals Omzet en Kosten, Bezittingen en Schulden, Proef- en Saldibalans, Activa, openstaande posten van debiteuren en crediteuren, btw en rekeningschema.

Om gebruik te maken van de Boekhouding functionaliteit moet een gebruiker met de rol ‘Directie’ de minimale versie van Yuki (Minimal) of een bundel Small, Medium, Large of Unlimited hebben gekozen via de Yuki Store in het domein.

Voor analytisch boekhouden biedt Yuki de functie Yuki Analytisch boekhouden, waarbij analytische boekingen extracomptabel worden verwerkt en toegewezen worden aan bepaalde dimensies, zoals kostenplaatsen en kostendragers. Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met de rol ‘Directie’ en de bundel Large of Unlimited.

Meer informatie over Boekhouding en de veelgestelde vragen over de functionaliteit zijn te vinden in de FAQ Boekhouding. Het Boekhoudingsscherm kan geopend worden door te klikken op het icoon Boekhouding in de navigatiebalk.

Op het startscherm van Boekhouding zijn de belangrijkste functies van het programma te vinden in een vervolgmenu. Dit menu bevat onder andere het Overzicht, waar je grafisch ziet hoe het gaat met je bedrijf. 

Daarnaast vind je er Omzet en Kosten, wat je een gedetailleerder beeld geeft van je bedrijf, en Bezittingen en Schulden, waar je kunt zien waarin het bedrijf geïnvesteerd heeft, hoeveel vorderingen en schulden het nog heeft en wat het vermogen van het bedrijf is. 

Verder kun je hier onder andere de Debiteuren en Crediteuren bekijken, en het Rekeningschema van je domein. 

Yuki biedt ook de mogelijkheid om memoriaalboekingen handmatig aan te maken of te importeren via een financieel importbestand. Verschillende exportformaten worden ondersteund, zoals Excel formaat, CSV-formaat en PDF.

Het is belangrijk om de juiste informatie over het boekjaar en de startdatum van je administratie vast te leggen in de Administratie Wizard. In Yuki wordt alleen hele boekjaren verwerkt, dus als je je administratie uitbesteedt aan Yuki, geldt dat voor een heel boekjaar. Het is daarom van belang dat de startdatum van je administratie correct wordt ingevuld.

Je accountant voert de gegevens over het boekjaar en de startdatum van je administratie in op het tabblad ‘Administratie’ van de Administratie Wizard. Het is belangrijk om de juiste keuze te maken bij het bepalen van de startdatum van het boekjaar, omdat deze achteraf alleen gewijzigd kan worden als er nog geen boekingen in het betreffende boekjaar zijn gemaakt.

Hieronder worden een aantal situaties beschreven die van invloed kunnen zijn op het boekjaar of de startdatum van je administratie.

Jonge ondernemingen kunnen ervoor kiezen om de administratie vanaf het begin door Yuki te laten voeren. Het jaar waarin de onderneming is gestart, moet dan worden ingevoerd.

Voor ondernemingen die al langer dan één jaar bestaan en waarvan eerdere boekjaren op een andere manier zijn gevoerd, moet worden aangegeven wat het eerste boekjaar is dat Yuki moet voeren. Het is van belang om zo snel mogelijk gegevens te verstrekken aan je accountant over de situatie aan het begin van het boekjaar.

Als je nog snel een vorig boekjaar wilt verwerken, is het belangrijk dat je nog beschikt over alle relevante documenten betreffende dat boekjaar.

Als er sprake is van een gebroken boekjaar, moet het jaar worden ingevuld waarin het boekjaar is gestart.

Als je al vrijwel het hele boekjaar hebt gevoerd in een ander systeem, is het wellicht beter om dat jaar eerst af te maken in dat systeem en pas het volgende jaar over te stappen op Yuki. Het domein met daarin je administratie kan wel alvast voor je worden klaargezet, zodat je al gebruik kunt maken van allerlei andere toepassingen.

De btw-aangifte moet goedgekeurd worden door het administratiekantoor of de accountant vóór het einde van de maand na de aangifteperiode, zodat de aangifte en de betaling op tijd door de Belastingdienst worden ontvangen.

Belangrijk om te weten: de functie ‘Instellen goedkeuring van btw-aangifte door ondernemer’ is alleen relevant wanneer je op het tabblad ‘Belastingen’ in het administratieprofiel hebt aangegeven dat je zelf de btw-aangifte verstuurt en verzorgt (dus niet het administratiekantoor of de accountant).

De btw-aangifte kan alleen worden goedgekeurd door een gebruiker in het domein met de rol ‘Directie’, ‘Financiële administratie’ of ‘Externe accountant’.

Zodra het administratiekantoor of de accountant de btw-aangifte heeft gecontroleerd, ontvangt de gebruiker die is aangegeven als ontvanger van btw-aangifteberichten bij ‘Wie ontvangt berichten rond de btw-aangifte?’ een bericht in zijn of haar Yuki Postbus en mailbox over de btw-aangifte.

Mail over btw-aangifte

Zodra de btw-aangifte door het administratiekantoor of de accountant is gecontroleerd en goedgekeurd, verandert de status van de aangifte van ‘Concept’ naar ‘Klaar om te versturen’.

Om de btw-aangifte van de fiscale eenheid goed te keuren, ga je naar het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik je op Btw-aangifte. Open vervolgens de desbetreffende aangifte in het nu geopende scherm.

Je ziet nu de gegevens van de aangifte en onderaan de pagina de knop ‘Goedkeuren’. Klik op deze knop om de btw-aangifte goed te keuren en klaar te maken om te versturen naar de Belastingdienst.

Indien je vragen hebt over de gecontroleerde btw-aangifte, kan je via de knop “Ik heb nog een vraag” een vraag sturen naar je administratiekantoor of accountant. Om de btw-aangifte te verzenden naar de Belastingdienst nadat deze is gecontroleerd en goedgekeurd, klik je op de knop “Goedkeuren”. Nadat je op de knop hebt geklikt, verschijnt de volgende melding op je scherm:

Om de btw-aangifte daadwerkelijk te versturen naar de Belastingdienst, klik je op de knop Direct versturen. Nadat de Belastingdienst de ontvangst van de btw-aangifte heeft bevestigd, zal de status van de btw-aangifte veranderen van ‘Klaar om te versturen’ naar ‘Afgesloten’, zowel in de btw-aangifte zelf als in het overzicht van de btw-aangiften.

Wanneer je als onderdeel van de Fiscale eenheid een btw-aangifte hebt ingediend, moet deze aangifte worden gecontroleerd door het administratiekantoor of de accountant en goedgekeurd worden door een gebruiker met de rol ‘Directie’, ‘Financiële administratie’ of ‘Externe accountant’. Dit moet gebeuren voor het einde van de maand na de aangifteperiode, zodat de aangifte en de betaling op tijd door de Belastingdienst worden ontvangen.

Na controle van de btw-aangifte van het onderdeel van de Fiscale eenheid ontvangt de bij Yuki berichten aangegeven gebruiker een mededeling in zijn of haar Yuki Postbus en een mail over de btw-aangifte.

Als de btw-aangifte is gecontroleerd en goedgekeurd, zal de status van de aangifte in het overzicht veranderen van ‘Concept’ naar ‘Klaar om te versturen’.

Om de btw-aangifte van het onderdeel van de Fiscale eenheid goed te keuren, beweeg je met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik je op Btw-aangifte. Open vervolgens in het geopende scherm de desbetreffende btw-aangifte.

Het volgende scherm wordt geopend:

Indien je nog vragen hebt over de btw-aangifte van het onderdeel van de Fiscale eenheid, kun je vanuit de aangifte contact opnemen met je administratiekantoor of accountant door op de knop ‘Ik heb nog een vraag’ te klikken.

Om de door het administratiekantoor of de accountant gecontroleerde btw-aangifte van het onderdeel op te nemen in de btw-aangifte van de Fiscale eenheid, klik je op de knop ‘Opnemen’. Hiermee wordt de btw-aangifte geboekt naar de fiscale eenheid en verandert de status van ‘Klaar om te versturen’ naar ‘Geboekt naar fiscale eenheid’.

Het overzicht van de btw-aangiften toont nu dat de btw-aangifte is opgenomen in de Fiscale eenheid en de status is gewijzigd van ‘Klaar om te versturen’ naar ‘Geboekt naar fiscale eenheid’.

Wanneer de btw-aangifte van het onderdeel van de Fiscale eenheid is opgenomen in de btw-aangifte van de Fiscale eenheid, wordt dit vermeld in de mededeling over de btw-aangifte in jouw Yuki Postbus. Op deze manier ben je altijd op de hoogte van de status van de btw-aangifte.

Je kunt als gebruiker een document verwijderen door op de prullenbak bovenin het scherm te klikken. Er zijn drie situaties mogelijk:

• Het document is gescand of geüpload en staat nog in de map ‘Uitzoeken door Yuki’.
• Het document is verwerkt in het archief en is geen boekhoudkundig document.
• Het document is verwerkt en is een boekhoudkundig document, zoals een factuur.

Wanneer je een document of transactie verwijdert, wordt deze niet direct definitief verwijderd, maar in het overzicht ‘Verwijderde transacties’ geplaatst.

Om documenten in de map ‘Uitzoeken door Yuki’ te verwijderen, klik je in het archief op de map. Hier kun je de documenten die wachten om door Yuki verwerkt te worden op diverse manieren bekijken, bijvoorbeeld als batch of thumbnail. Vink het document aan dat je wilt verwijderen en klik vervolgens op de prullenbak bovenin het scherm.

Selecteer een niet-boekhoudkundig document uit het archief en open het. Boven in het scherm zie je verschillende knoppen, afhankelijk van je rol in Yuki. Klik op de knop Verwijder deze gegevens (prullenbak) om het document te verwijderen.

Boekhoudkundige documenten kunnen door gebruikers NIET zelf worden verwijderd vanwege de btw-aangifte en mogelijke betalingsmatches. Als je toch een dergelijk document wil verwijderen, klik dan op de knop ‘Stel een vraag aan de backoffice’. Via de gestelde vraag kun je aangeven dat een bepaald document moet worden verwijderd en de backoffice zal het verzoek beoordelen en het document verwijderen indien mogelijk.

Het document vormt de basis voor de administratie en alle documenten worden opgeborgen in het digitale Archief in ordners en tabbladen en kunnen worden gekoppeld aan projecten. Daarnaast is het mogelijk om zelf tags toe te wijzen aan een document.

Elk document krijgt van Yuki een documenttype toegewezen, zoals ‘Standaard’, ‘Inkoop’ of ‘Bankafschrift’. Het kan bestaan uit verschillende bestandstypen, zoals .PDF, .JPG, .PNG, .TFF, .DOC, .XLS en .CSV. Echter, bestanden groter dan 5 MB of van het bestandstype .PPT en .MOV (presentaties, beeld en audio) worden afgeraden, maar wel ondersteund. Bestanden die te groot zijn, kunnen de verwerking verstoren of vertragen.

Er zijn veel bewerkingen mogelijk vanuit een geopend document. Als je met de muis boven het icoon zweeft, verschijnt er een toelichting over de knop (tooltip). De beschikbare knoppen bovenin je scherm zijn afhankelijk van het type document, het bestandstype en de rechten (rollen) van de gebruiker.

Hieronder vind je een beschrijving van alle bewerkingen die mogelijk zijn voor de documenttypen ‘Inkoopfactuur’ en ‘Verkoopfactuur’.

Voor het bewerken van een ‘Inkoopfactuur’ document kun je verschillende knoppen gebruiken:

• Upload een nieuw document
• Bewerk de documentinformatie
• Verplaats het document naar een andere ordner of tabblad
• Toon het document in PDF Viewer
• Ga naar het vorige of volgende document
• Koppel een factuur aan een betaling
• Voer factuurbewerkingen uit om de boeking van de factuur te bepalen
• Bekijk de details van de boeking
• Exporteer de factuur naar UBL (.XML)
• Maak een taak aan
• Attendeer een andere gebruiker op het document
• Stel een vraag aan de backoffice over de administratie of foutief verwerkt document
• Voeg de inkoopfactuur toe aan de Desktop.

Houd er rekening mee dat de knop ‘Details boeking’ alleen beschikbaar is voor gebruikers met de rol ‘Backoffice’ in het domein of de rol ‘Financiële administratie’ of ‘Externe accountant’. Ook zijn er enkele knoppen alleen beschikbaar voor gebruikers met de rol ‘Directie’ en een specifieke bundel.

Bewerkingen verkoopfactuur

Naast de knoppen van het documenttype ‘Inkoopfactuur’ kun je in het scherm van ‘Verkoopfactuur’ ook de volgende knoppen gebruiken:

• Maak een herinnering aan
• Maak een creditfactuur aan die de verkoopfactuur geheel crediteert
• Maak een kopie van de verkoopfactuur
• Genereer een contract (periodieke facturen) op basis van de gegevens van de verkoopfactuur
• Verstuur de oorspronkelijke verkoopfactuur opnieuw per e-mail, inclusief de optie om een ander e-mailadres in te voeren dan het adres dat in Yuki is vastgelegd bij de ontvanger.

LET OP:

• Knop 4 (E-mail opnieuw versturen) is ook beschikbaar in documenttype ‘Herinnering’.
• Een openstaande offerte kan ook per e-mail opnieuw worden verstuurd met knop 4.

Op het startscherm kun je gemakkelijk naar de juiste gegevens in je domein zoeken door rechtsonder op het icoontje (9 puntjes) te klikken en gebruik te maken van de Zoekfunctie. Bovendien kun je hier ook de gegevens van je Archief, Boekhouding, relaties of bank bekijken. Het is echter belangrijk om te onthouden dat de beschikbare gegevens afhankelijk zijn van de gebruikersrol en de licentie van je domein. Zo kun je bijvoorbeeld alleen de aandachtspunten in je domein bekijken via Workspace.

Bij het bekijken van gegevens is het belangrijk om de juiste administratie en periode aan te geven waarvan je de informatie wilt inzien, dit kun je rechtsboven in je scherm doen. Als je gebruik maakt van het Archief, de Monitor, de Relaties of de Bank, dan kun je altijd doorklikken naar het onderliggende document indien beschikbaar. Als je bijvoorbeeld geïnteresseerd bent in de gegevens van een verwerkt document, dan kun je dit document openen en vervolgens op “Bekijk gegevens” klikken om meer informatie te verkrijgen.

Als je een vraag wilt stellen aan je accountant over een document of dit wilt delen met een andere app op je smartphone, dan kun je rechtsboven op de drie puntjes klikken en vervolgens op de gewenste optie klikken.

Binnen de Workspace van de Yuki Assistant app kun je zes tegels vinden die verschillende aandachtspunten in je administratie bevatten, zoals openstaande vragen, taken voor jou, ontbrekende inkoop- en verkoopfacturen, niet verwerkte documenten en ontvangen bestanden. Als je meer wilt weten over deze aandachtspunten, dan kun je het artikel “Workspace” van de Yuki Assistant app raadplegen voor een uitgebreide beschrijving.

Op deze pagina kun je je meest recent geüploade documenten bekijken, evenals de documenten in de ordners van je Archief. Je kunt aangeven van welke administratie en welke periode (alle jaren of een specifiek kalenderjaar) je de documenten wilt bekijken.

Op de Monitor pagina kun je grafieken bekijken van verschillende financiële gegevens, zoals omzet, bedrijfslasten, bezittingen en schulden, debiteuren en crediteuren (met een ouderdomsanalyse en zoekfunctie), banksaldo, werkkapitaal en financiële gezondheid (solvabiliteit en rentabiliteit op eigen vermogen). Als er wijzigingen zijn aangebracht in de gegevens, dan worden deze automatisch ververst zodra je op het scherm van de Monitor klikt. Je kunt aangeven van welke administratie en welk kalenderjaar of gebroken boekjaar de financiële gegevens moeten worden getoond.

Op deze pagina kun je een overzicht vinden van alle bankrekeningen, creditcards en online betalingsproviders die in een administratie zijn aangemaakt. Voor elke bankrekening, creditcard of online provider wordt de datum weergegeven waarop de rekening voor het laatst is bijgewerkt.

Je kunt ervoor kiezen om alle of alleen de actieve bankrekeningen, creditcards en/of online betalingsproviders te tonen en ook een specifieke bankrekening te zoeken op naam of IBAN.

Wanneer je een bankrekening, creditcard of online betalingsprovider opent, kun je alle transacties bekijken. Je kunt ervoor kiezen om alle transacties of alleen die van een specifieke periode te bekijken. Je kunt ook een specifieke transactie zoeken op omschrijving en bedrag.

In een geopende banktransactie zie je hoe de banktransactie is aangeleverd en op welke grootboekrekening deze is geboekt. Als de banktransactie is gematcht met een openstaande salarisstrook, inkoopfactuur of verkoopfactuur, wordt het desbetreffende document getoond.

Als je vragen hebt over een banktransactie, kun je je accountant om hulp vragen door op het vraagteken rechtsboven in het scherm te klikken en je bericht te typen. De banktransactie wordt automatisch als bijlage aan je vraag gekoppeld.

In deze module kun je de gegevens van je relaties bekijken, wijzigen en nieuwe relaties aanmaken. Om een relatie te bekijken, zoek je de relatie op en open je deze. Je kunt verschillende informatie bekijken op verschillende tabbladen, zoals openstaande saldi, omzet en gerelateerde documenten.

Als je de route naar het adres van een relatie wilt bekijken, klik je op het tabblad Info en vervolgens op Relatie info. Als je direct wilt bellen of e-mailen met de relatie, klik je op het telefoonnummer of e-mailadres op het tabblad Info.

Je kunt ook de gegevens van een relatie wijzigen door op het potloodje rechtsboven in het scherm te klikken. Om een nieuwe relatie aan te maken, klik je op het kruis rechtsboven in het scherm en vul je de benodigde gegevens in voordat je op de knop Aanmaken klikt. Let op: zorg ervoor dat je aangeeft of het om een persoon of een bedrijf gaat.

Met de Yuki Assistant app op je Smartphone wordt het aanleveren en verwerken van documenten zoals bonnetjes en facturen in je administratie een fluitje van een cent. Je kunt de app gratis downloaden via de Apple App Store of Google Play App Store. Om een document aan te leveren via de app doorloop je drie eenvoudige stappen: kies het document dat je wilt uploaden, upload het naar je administratie en bewerk indien nodig het document voordat je het uploadt. Je kunt gegevens aanpassen of toevoegen voordat je het document uploadt. Let op: offline geüploade documenten worden direct geüpload zodra de Yuki Assistant online is. Na het uploaden krijg je een melding op het scherm van de app. Om een nieuw document te uploaden, klik je op de oranje knop onderaan het startscherm van de app.

Zodra je een keuze hebt gemaakt, wordt het document dat je hebt geselecteerd weergegeven op het scherm. Je kunt nu eventuele aanpassingen aanbrengen in het document voordat je het uploadt. Vervolgens klik je op de knop “Uploaden” om het document direct aan te leveren en te verwerken in je administratie. Zodra het document succesvol is geüpload, ontvang je een bevestiging op het scherm van je Yuki Assistant app. Zo simpel is het!

Wanneer je een document uploadt naar je administratie in Yuki, heb je verschillende opties om het te verwerken, afhankelijk van de geselecteerde ordner en betaalwijze. Na het selecteren van de gewenste optie en het uploaden van het document, ontvang je een melding dat het document is geüpload. Het document kan nog worden bewerkt of handmatig worden aangepast of toegevoegd voordat het wordt geüpload. Om de volgorde van de pagina’s van het document te wijzigen, klik je op “Herordenen”. Om de meest recent geüploade documenten te bekijken, ga je naar je archief en klik je op “Mijn uploads”. In je administratie in Yuki wordt aangegeven dat het document is aangeleverd via de Yuki Assistant app.

Voordat je het document uploadt naar je administratie, kun je het indien nodig nog bewerken door te klikken op de knop met het potloodje.

Na het klikken op de betreffende knop zal het volgende scherm worden geopend:

Je hebt de mogelijkheid om het document te verwijderen, te draaien of handmatig bij te snijden (standaard worden de randen automatisch bijgesneden). Dit kun je doen door onder in je scherm respectievelijk te klikken op de knop Verwijderen, Draaien of Alle. Nadat je de gewenste bewerkingen hebt uitgevoerd, klik je op de knop Bewaren.

Voordat je het document uploadt, is het mogelijk om gegevens handmatig aan te passen of toe te voegen. Standaard wordt door Yuki de ordner ‘Uitzoeken Yuki’ en betaalwijze ‘Overschrijving’ ingevuld bij een te uploaden document.

Voor het uploaden van een document naar Yuki worden standaard de ordner ‘Uitzoeken Yuki’ en betaalwijze ‘Overschrijving’ ingevuld. Echter, extra gegevens kunnen worden toegevoegd door te klikken op het pijltje achter Meer details, waarna de door Yuki herkende gegevens automatisch worden ingevuld. 

Het is mogelijk om alle gegevens handmatig aan te passen, zoals de map waarin het document moet worden geplaatst, de betaalwijze, onderwerp, datum, valuta, bedrag, declaratiesoort, relatie, project en notities. Let op dat het veld ‘Onderwerp’ alleen beschikbaar is als een van de volgende mappen is geselecteerd: ‘Zelf te ordenen’, ‘Verzekering’, ‘Correspondentie’, ‘Meetings’ of ‘Overig’. De velden ‘Valuta’, ‘Bedrag’ en ‘Declaratiesoort’ zijn niet beschikbaar indien een van deze mappen is geselecteerd. 

Bij het uploaden van het document met een oudere Smartphone versie kan de kwaliteit van de foto minder zijn dan die van een scan. Zorg dat de inloggegevens zijn vastgelegd, je kunt e-mailen op jouw Smartphone en dat deze beveiligd is met een pincode, omdat Yuki de inloggegevens van de boekhouding op de telefoon bewaart.